איך להפוך ביקור בתערוכה או השתתפות בכנס עסקי מבזבוז להכנסה. כללי זהב למיקסום הפוטנציאל הגלום בתערוכות וכנסים

ארגונים בוחרים פעמים רבות, כחלק מאסט’ השיווק וקידום המותג, להשתתף בכנסים, תערוכות וארועים עסקיים. הפוטנציאל ברור, מדובר בהזדמנות אדירה ליצירת קשרים, חשיפה ויצירת הזדמנויות לעסקאות ושותפויות והשתתפות כזו יכולה להביא פעמים רבות, לפריצות דרך ומפגשים משמעותיים שיסתיימו בעסקאות.

במרבית המקרים הופכת ההשקעה, לבזבוז משאבים אדיר אשר האימפקט היחסי שלו על ארגון קטן בצמיחה עשוי להיות הרסני, במקביל לחמצת הפוטנציאל האדיר הגלום בארועים כאלו. ככלל אני תומך נלהב של השתתפות סטארט אפים בכנסים, רק חשוב לעשות זאת נכון. 

אז אחרי שליוויתי, נכחתי והתבוננתי בסטארטאפים רבים ובאופן בו התנהלו לקראת, תוך כדי ובימים שלאחר ארועים אלה, 

הנה כמה כללים אותם אספתי, אשר עשויים לחסוך לכם המון כסף ויסייעו לכם, להפוך ארוע עסקי להזמנות וצמיחה:

הגדירו מה אתם רוצים להשיג בכנס :מטרות. להשתתפות בכנס יכולות להיות מטרות שונות, למשל, העמקת ההכרות עם התחום והמתחרים, התנעת לידים לטובת מכירות, פגישות עם לקוחות קיימים וחיזוק הקשרים, האזנה להרצאות חידושים בתחום, חיזוק המותג ונוכחות במפגש עם שחקני אקוסיסטם משמעותיים, חיזוק קשר עם שותפים וכ”ו. כל מטרה כזו תושג בדרך אחרת, תדרוש הכנות שונות, אנשים שונים ופוקוס אחר. הגדרה מדוייקת של המטרות ותעדופן, תסייע לכם בהמשך תכנון הארוע, הקצאת המשאבים, כתיבת תכנית הפעולה ומדידת הביצועים. 

בחרו את הכנסים בהם תוכלו להשפיע, ישנם עשרות רבות של כנסים גלובליים ומקומיים, בכל תחום, הנבדלים זה מזה בפוקוס, במיקום, סוג האורחים, סוג המציגים וכסטארט אפ אתם חייבים לבחור את הכנס שנמצא בהלימה אל המטרה אותה הצבתם לכם. המנעו מהגעה אוטומטית לכנס ובדקו היטב מראש עלויות, סגנון, משתתפים, היסטוריה, מיתוג, מפו הזדמנויות, אורחים שצפויים להגיע ועמם תרצו להפגש וכ”ו. בהתאם למידע שתאספו, ולמטרה אותה הגדרתם תוכלו לבחור את דרך הנוכחות של הארגון בכנס. הנה כמה אפשרויות ומעט מהנקודות להן חשוב לשים לב :

דוכן – הדוכנים נסגרים חודשים רבים מראש וממופים למס’ קטגוריות מחיר בהתאם למיקום ולגודל. דוכן משרת גם את מטרת המיתוג, גם מאפשר פגישות מתואמות מראש וגם חשיפה לאורחים אקראיים, יחד עם זאת עלות דוכן עשויה להגיע למאות אלפי דולרים בהתאם למיקום ולגודל הדוכן ובתערוכות מסויימות דוכן קטן במיקום צדדי עשוי להיות בזבוז אדיר. הצעתי, במידה ודוכן משרת את מטרתכם, בחנו אפשרות להקמת דוכן עם אחד השותפים שלכם וכך תזכו ל”האבקה” בחשיפה גם ללקוחות ולפרסום של השותפים וגם תחסכו בעלויות הקמה ולוגיסטיקת ביצוע, עוד תרוויחו חלוקה בעלויות, חיזוק המותג, הזדמנות לחיזוק הקשר עם השותף ועוד.

ספונסרשיפ – בכנסים רבים נערכות סביב הכנס ארוחות, מפגשי מינגלינג, קוקטיילים והשקות. במידה וחשיפה ממוקדת מסוג זה משרתת את המטרות אותן הגדרתם, עצתי היא לשקול אפשרות למימון ארוחה ממותגת וממומנת במסגרת הכנס, אליה תוכלו להזמין מספר מצומצם מבאי הכנס ולהשיג תשומת לב ופוקוס רב. זו גם הזדמנות להציג באופן אינטימי את החומרים אותם תרצו לחשוף לאורחים, לנהל שיח פתוח ולשלב שיווק עם התייעצות ולשלב בין האורחים לקוחות קיימים ופוטנציאליים שיוכלו לשוחח זה עם זה.. שימו לב חברות רבות מממנות ארועים, מסיבות, ארוחות ואף מקימות כפרים בסביבת הכנס. יש לקחת בחשבון עלויות, לוגיסטיקה והקצאת משאבים ולבנות תוכן בהתאם.

שליחת נציגים-  פתרון רזה ואפקטיבי, המשרת מספר מטרות, יכול להיות שליחה של צוות קטן ומובחר של עובדי החברה לכנס. במקרה כזה יש לבנות תוכנית “סיכול ממוקד” לצוות, אשר יבצע משימות כגון, ניתוח מתחרים, פגישות אישיות עם שותפים או הרצאה באחת הבמות בכנס.  חשוב לציין כי בכל אחת מהאפשרויות האחרות, משימות אישיות לכל אחד מהמשתתפים מהוות מפתח לכנס אפקטיבי והמלצתי היא לתת לכל עובד שמגיע מטעם החברה משימות אישיות שכוללות פגישות, איסוף מידע, ניתוח מתחרים, הרצאות וכ”ו. פעמים רבות נתקלתי במקרים בהם נסיעה לכנס ניתנה כ”צ’ופר” בלי קשר ליעדים עסקיים. אני ממליץ לשלב את הצ’ופר עם יעדים ברורים של מטרת הביקור ותאום ציפיות ברור לגבי המשימות אותן יבצע העובד במסגרת הכנס. 

כעת לאחר שהגדרתם את המטרות, בחרתם כנס מתאים ותפרתם את החבילה המותאמת להשגת המטרות נותר לבנות תוכנית עבודה מפורטת כדי להשיג את המטרות הללו : בדוגמא הבאה אתייחס לתכנית עבודה הנוגעת לנסיעה של נציגי החברה בלי דוכן או ספונסרשיפ : 

לאחר בחירת המשתתפים, יש לקבוע יעדי הצלחה אישיים לכל אחד מהמשתתפים בהתאם למטרת הנסיעה. עליכם לקבוע ולתקשר לכל משתתף כיצד תמדד הצלחתו בכנס, ומהם המשימות שאותן ימלא לאורך הכנס. 

החל מרגע זה ועד תאריך הכנס חשוב לנהל פגישות סנכרון והתקדמות מול משתתפי הכנס על מנת לאפשר שינויים, דיונים, חשיבה משותפת והכנה נאותה של כל החומרים לקראת הארוע.

ארועים אלו הנם הזדמנות לחיזוק הקשרים עם לקוחות קיימים. הקפידו לפנות לכלל הלקוחות הקיימים ולעדכן כי בכוונתכם להגיע לכנס. בררו מי מטעם הלקוח מגיע גם כן ותאמו עם כמה שיותר לקוחות קיימים פגישות. במסגרת פגישות אלו תוכלו ללמוד מה הלקוח אוהב ולא אוהב במוצר שלכם, ללמוד מה חשוב לו, לברר מהם היעדים העסקיים שלו וכיצד אתם יכולים לסייע לו לפגוש אותם. פגישות עם לקוחות קיימים יכולות להוביל לחיבורים ללקוחות חדשים והרחבת השירותים שהלקוח צורך מכם כיום. במידה והלקוח לא שולח אף נציג לכנס, שיקלו להציע השתתפות במימון ההגעה של נציג מטעם הלקוח כשמדובר בלקוח אסט’.

דאגו להצטייד ברשימת המשתתפים בכנס, וחלקו בין העובדים המגיעים לכנס מטעמכם, את כלל החברות המשתתפות. המיפוי יכלול לקוחות קיימים, לקוחות פוטנציאליים, אקו סיסטם, שותפים אסט’, וצ’אנלים. הקפידו לפנות לכל אחד מהמתשתתפים על פי המיפוי ולתאם פגישה עם הנציג המתאים מארגונכם. אם אתם רק שניים או שלושה מיינו את המשתתפים על פי סדרי עדיפויות והקפידו לפגוש רק את אלו שלא תוכלו לפגוש בדרכים אחרות.

הכינו לקראת כל פגישה (מראש במשרד) כרטיס קרב “battle card” עם מי נפגשים, מה תפקידו, היסטוריה, קשר אליכם, סיכום פגישה קודמת עם נציג החברה (במידה והיתה כזו), סיכונים, תחרות, מטרת הפגישה, רשימת המסרים החשובים בפגישה וודאו שאתם מגיעים לפגישות מוכנים ככל שניתן. 

וודאו שנציגים מכלל גופי ה customer facing שותפים ומעורבים בתכנון וביצוע הפרוייקט ויש תאום והלימה בין היחידות השונות

העזרו בקרנות ובמשקיעים כדי לפגוש משקיעים פוטנציאליים אשר מגיעים גם הם לכנס הקפידו להגיע מוכנים לפגישות אלו עם נתונים על השוק, הבעיה, הפתרון והביצועים שלכם עד כה כדי לעורר עניין. 

במידה ואתם מאיישים תא קטן ביציע הסטארטאפים (יש כזה כמעט בכל כנס גדול) בררו היטב את מספרו, מה הוא כולל (עם או בלי מסך) מראש. 

במידה ויש אפשרות הקרנה, דאגו שאנשי המוצר והשיווק יציידו אתכם מבעוד מועד בסרטונים קצרים מעוררי סקרנות שיגרמו לעוברים ושבים לעצור לצדכם זמן שיאפשר לכם לפתוח בשיחה.

הכינו מודעה מהוקצעת אותה תבקשו מעובדי החברה לשתף ברשתות החברתיות שלהם. במודעה תעדכנו את הקולגות מהתעשייה, על כך שנציגי החברה מתעתדים להשתתף בכנס ותאפשרו לעוד גורמים להפגש עמכם – שימו לב לכלול במודעה את מיקומו המדוייק של הדוכן, שמות המשתתפים וקישור לכלי במסגרתו ניתן יהיה לקבוע עמכם דמו או פגישה. 

רכשו מבעוד מועד מכשיר לסריקת ברקוד אשר יופיע על התגים של הבאים אליכם לדוכן והקפידו לסרוק כל מי שעוצור ומשוחח עם יושבי הדוכן. הוסיפו בשורת ההערות כמה מילים שיסייעו לנציגי המכירות אשר יפנו אל האורחים מיד לאחר הכנס. למשל “צפה במצגת” או “התעניין בפתרון לבעיה X”.

וודאו שצוות אנשי מכירות/SDR אשר לא הצטרף לכינוס מקבל את רשימת המבקרים בדוכן שלכם בסוף כל יום ומזין אותם בזמן אמת אל מערכת ה CRM.

 החליטו מראש על זמן תגובה (שעות/ימים) במסגרתו יצרו אנשי המטה קשר עם המבקרים אשר את פרטיהם אספתם. והגדירו כללים לקמפיין כולל מספר פניות חזרות, חומרים שישלחו, מבצעים והטבות למבקרי הכנס, לוחות זמנים וכו’

הכינו מראש רשימת מסרים וטמפלט לשיחות ולתכתובת ה פולאו אפ עם המבקרים בדוכן שלכם. 

במידה ובחרתם לשלוח אנשי מוצר, פיתוח או תחומים נוספים לכנס, והם אינם מגיעים לטובת דוכן. בנו יחד תכנית יעדים אישית לכנס הכוללת הרצאות בהם יקחו חלק, מתחרים אותם יחקרו, שותפים ולקוחות עמם יפגשו לשיח טכנולוגי, מדדי הצלחה לכל מפגש וכ”ד 

וודאו, כי מתואמות מראש פגישות עם תום הכנס ומוגדרים כלי איסוף וניתוח מידע שנאסף, במסגרתם יעבירו המפתחים את התובנות והידע שצברו לכלל העובדים אשר הנושא רלוונטי עבורם. 

הקפידו להגדיר כללי התנהגות, לבוש ומראה לכלל המשתתפים בכנס בהתאם לרוח הארגון אותה תרצו להעביר בכנס. 

זכרו, כנס יכול להיות שלושה ימים יקרים מאוד אשר כוללים כמה הרצאות, כמה פגישות והרבה רצון אבל יכול להיות מקור לצמיחה עסקית משמעותית. אתם מוזמנים להעזר בי ולהתכונן יחד לקראת הכנסים הקרובים כדי לוודא שאתם מגיעים מוכנים. 

בהצלחה