כללים למתן משוב אפקטיבי או איך לא להרוג את העציץ בהשקיית יתר

2021 הסתיימה כרגע, ובחודשים האחרונים מצאתי את עצמי מלווה מנהלים רבים בתהליכי מתן משוב. המכנה המשותף לכולם בלי קשר לניסיון, או לתפקיד, היה שהם כולם נרתעו, חששו לפגוע, שנאו את המפגש בו הם צריכים לומר למישהו מה הם חושבים על ביצועיו. המשוב נתפס כאחד הרגעים הקשים בתקשורת בין שני אנשים ויחד עם זאת בלעדיו נחייה באיזור עיוורון אדיר, מעכב ומנוון. 
אז ארזתי כאן כמה מהדברים אותם חלקתי איתם בתהליך החניכה ואשמח אם תכתבו לי מה אתם חושבים. 

1.משוב הוא מתנה, הוא כלי לצמיחה, הוא הדרך הטובה ביותר לסייע למישהו אחר להשתפר במשהו. אם זו תהיה תפיסתכם כל הנרטיב במהלך השיחות יהיה בהתאם. כשאנחנו נותנים למישהו מתנה, אנחנו חושבים מה יעשה לו טוב, מה ירגש אותו, אנחנו אורזים אותה ומצפים שיפתח ומקווים מאוד שיאהב. אם מטרתכם בעת מתן משוב היא לשחרר תסכול שיש לכם על מישהו, אל תתנו משוב, צאו לרוץ עד שתרגעו. בפורקן תסכול אתם מעבירים את התסכול לצד השני – אין כאן צמיחה. 

2.מתן משוב הוא מיומנות, שריר. ממש כמו שלא הולכים לחדר כושר אחת לחודש (ואם הולכים סביר שנפצעים) אלא פעמיים ויותר בשבוע, כך גם משוב. ככל שנותנים ומקבלים בתדירות גבוהה יותר כך הוא הופך פשוט יותר, כואב פחות, מפחיד פחות וחלק מתרבות התקשורת. כשחברי צוות מעניקים (כמו מתנה) משוב לאחד החברים אחרי שיחת זום עם לקוח הם עוזרים לו להשתפר, כשעובד מעניק למנהל משוב אחרי ישיבת צוות הוא עוזר לו לצמוח .

3. סביבה בטוחה. כדי שהמקבל ירגיש שזו מתנה מצמיחה, עליכם לבנות את הסביבה והתרבות שתאפשר זאת. סביבה בטוחה בה מותר לטעות, לקיחת סיכונים מתוגמלת בלי קשר לתוצאה ואין הפניית אצבע מאשימה. 

4. היו גננים. ממש כמו שמשקים צמח אחת לשבוע במינון, והוא צומח לאט ויפה, ולא שומרים את כל המים שלו ושופכים אותם עליו בסוף החודש כי הוא ירקב או יטבע, כך גם משוב, צריך להיות במינון ובדיוק, בלי להטביע בלי להציף, ברגש כמו גנן. זהו את הדבר או השנים שהכי משמעותיים, שיעשו הבדל, שיהוו את המתנה הכי מצמיחה ורק אותם תקשרו. כל השאר ישתפר מאליו או שתתקשרו בהמשך.

5. אל תהרגו יתוש בעזרת מפולת סלעים. כשהורה, בנזוג או מנהל מעניק משוב, המקבל שומע את הדברים בעוצמה שנעה בין פי 3 ל פי 10 מעל מה שהמעניק התכוון. אף אחד חוץ מכם לא שומע כמוכם בדיוק את מה שאתם אומרים. הפרשנות, מגננוני ההגנה, ההיסטורה, העכבות כל אלו ועוד מעצימים את המסרים ואין לכם שום דרך לשלוט בזה או להשפיע. שימו לב, זהו את הנקודות שמשוב עליהם יעשה הכי הרבה הבדל, היו אמפטיים למקבל ושימו לב לעוצמת הדברים הנאמרים והמתקבלים אצל הצד השני. זו מתנה ולא פריקת תסכול שאתם מעניקים. 

6. פשוט וישיר זה הכי טוב שיש. בעבר היה נוהג לנהל משוב בשיטת הסנדביץ. מרק אנדרסן מכנה את השיטה ובצדק (The shit sandwich). זו מטודולוגיית המנעות, היא משמרת את התפיסה (שכבר שחררנו ממנה בסעיף 1) שמשוב הוא אקט חינוכי, שכך נראה לעובד מה הוא עושה לא בסדר ומאחר וזה עלול להיות קשה אז נתחיל במשהו טוב, נעבור לחרא ונסיים במשהו טוב. דברו ישיר, ספרו לי מה ראיתם ואיך אני יכול לעשות טוב יותר בפעם הבאה, אל תפחדו. זכרו משוב הוא מתנה, תנו לי אותה בלב חפץ ובאמונה שאלמד ממנה. 

האמת שיש לי עוד מלא תובנות על משוב, אבל , אני לא רוצה לטביע אתכם (ראו סעיף 3).