כללי זהב לניהול מפגש הנהלה תקופתי - אופסייט

משל סיני עתיק מספר על איכר שהלך בוקר אחד למכור את התבואה שגידל בשוק בעיר הקרובה, בדרכו לשוק עבר ביער וחלף על פני חוטב, אשר ניסר במרץ את אחד העצים, הוא התנשף והזיע ומאוד התאמץ לנסר את העץ. כשחזר לביתו בערב, חלף שוב על פני אותו חוטב עצים והבחין שהוא עומד ומנסר במרץ, מתנשף ומזיע מול אותו העץ שניסר בבוקר. עצר לידו האיכר ושאל אותו מדוע שלא יעצור וישקיע מאמץ בהשחזת המסור שכן הוא משקיע מאז הבוקר המון אנרגיה בלנסר את אותו העץ. ענה לו האיכר “תודה, זה רעיון מצויין, אבל לצערי אני ממש עמוס וחייב לסיים לחטוב את העץ, אין לי זמן לעצור ולהשחיז את המסור”. 

הנהלת הארגון עובדת במרץ כל השנה ומשקיעה אנרגיה ב”חטיבת עצים”, לעיתים קרובות נתקל הצוות בקשיים בתקשורת, חוסר בתהליכים, אתגרים בקבלת החלטות, חוסר אמון, קושי בניהול קונפליטקטים, חוסר במיקוד, התנגשות אינטרסים, אסטרטגיה לא ברורה ועוד וחשוב לעצור את השוטף ולטפל בכל אלו. כדי להשחיז את “המסור” הצוותי.

אני מאמין גדול, בכוחו של מפגש הנהלה מחוץ למשרד ולעשייה היום יומית, וראיתי כיצד מפגשים כאלו עושים הבדל אדיר כשהם מנוהלים ומונחים באופן מוקפד ומקצועי. הנהלה היא הגוף המשמעותי ביותר בהצלחת החברה, היא זו שמתטווה את התרבות הארגונית, האסטרטגיה ומימושה וקובעת את היעדים והדרך אליהם ותפקודה המיטבי כצוות קריטי להצלחת הארגון.ולכן מעת לעת, נכון וחשוב להתנתק מהעשייה היום יומית ולעבוד על מערכות היחסים, התקשורת, לחזק חוליות חלשות ולשפר את עבודת הצוות, הסינרגיה והאמון. 

היציאה מהסביבה הקבועה והמוכרת, משנה את כח הכבידה שמפעיל את ההרגלים השגורים בשיח הצוות ומנטרלת את הפעלת המנגנונים המושרשים ומופעלים באופן אוטומטי בתגובות שלנו, בשיח בחשיבה ובדרך בה אנחנו מנהלים קונפליטקים. וכשהגרביטציה פועלת אחרת, נפתחת דלת קסמים שמאפשרת שינוי. אבל כדי שזה יעבוד, צריך לעשות את זה נכון. . 

הנה כמה כללי זהב, אותם למדתי מניסיון במהלך מפגשי הנהלה רבים, אותם הובלתי ואם תקפידו ליישמם, הם יהפכו את האופסייט הבא שלכם למשמעותי ומוצלח יותר. (מוזמנים להוסיף כללים נוספים בהערות) 

תזמון – נדמה שאף פעם אין זמן טוב לעצור ולצאת לעבודה על יחסים ותקשורת או להפסיק את השוטף ולדון באסטרטגיית הארגון ועתידו. יחד עם זאת במסגרת ה”אין זמן” חשוב לשים לב שלא לקבוע את המפגש בצמתים מרכזיות לביזנס, כאלו שיגרמו לחלק מהמשתתפים ולעיתים למנכ”ל להיות פיזית אבל לעסוק בשוטף ולהשאר מנותקים מהסיטואציה. דוגמאות לצמתים אלו הן – השבוע שלפני ישיבת בורד, שבועות סוף רבעון, ימי שחרור גרסא משמעותית או מוצר חדש וכ”ו. 

שקיפות ותאום ציפיות -תחילתו של האופסייט בשיחת הנהלה מקדימה, עוד במשרד. שיחה ממנה בוחרים מנכ”לים לא פעם להמנע ובעיני היא קריטית להצלחת המפגש. בשיחה זו חשוב לשתף את המנהלים בתכנית. לפרט ככל שניתן בשלב זה מה המטרות, מהם הכאבים והקוצים עליהם בחרנו לעבוד. מה היו האלטרנטיבות ולמה בחרנו שלא לכלול אותן. חשוב לתאר כיצד תראה הצלחה של המפגש ועם מה אנחנו רוצים לצאת ולאפשר דיון כנה ופתוח. 

לכל חבר הנהלה יש בפנקס רשימה של דברים שהוא אוסף ומחכה להזדמנות שבה היה זמן לדבר עליהם, תנו זמן לחברי הצוות להוציא את הרשימות ובחנו כיצד לתת מענה לצרכים שיעלו. חשוב גם לתאר ככל שניתן היכן נשהה, מה צפוי ומה תפקידם. ככל שיגיעו חברי ההנהלה בשלים יותר למפגש, אחרי שחשבו על התכנים, על תפקידם ונמנע מהפתעות שאין בהן צורך כך יתנהלו הדיונים ברבדים עמוקים יותר, בשיתוף פעולה גדול יותר ובהרתמות רבה של המשתתפים להצלחה כפי שהוגדרה להם מראש. 

יצירת סביבה בטוחה – מפגש אופסייט מוצלח, מאפשר לצוות המשתתף בו הזדמנות נדירה וחשובה להתבונן ממרחק על ההתנהגויות, הנורמות, התהליכים והמאפיין בצוות ובעזרת הנחייה מקצועית, לעבוד על חלק מהאיזורים הדורשים אימון או התפתחות. עם השנים, למדתי שהאקס פקטור של אופסייט מוצלח הוא מנחה מקצועי אשר מלווה את הצוות בימים החשובים הללו ומאפשר יצירת סביבה בטוחה, מוגנת יש שיאמרו חדר טיפולים או מעבדה בה יכולים המשתתפים להשיל את החומות, ההגנות והקוצים ששומרים עליהם ביום יום, ולאפשר לעצמם להיות פגיעים. זהו תהליך בניית אמון רגיש ומשמעותי וחשוב לא לדלג עליו ולעבור ישירות ל”עבודה” 

סטינג- הארגונים בהם אני מלווה את ההנהלות הם סטארטאפים. אצל כולם, תפקידו של הכסף הוא בניית ארגון חזק ובמרביתם קאש איז קינג היא לא רק סיסמא. אני רואה ברשת הזו וברשתות נוספות תמונות שלא משאירות מקום לספק, מפגשי הנהלה רבים, נוטים לעיתים לצאת מגבולות הטעם הטוב ולהפוך לקרקס ראוותני שבינו ובין בניית אסטרטגיה או עבודה על מערכות יחסים קשר רופף.

בתוך כך, החשיבות של יציאה מהמשרד, ניהול המפגש במקום בו אפשר באמת להתנתק, עם סביבה פיזית נוחה לדיוני צוות ולשיחות אינטימיות קריטית להצלחה. הסטינג באופסייט עושה פעמים רבות את ההבדל וההזדמנות הנדירה שמאפשרת לצוות לשחרר קצת לחץ, להנות באופן לא פורמלי ול”הוריד את העניבות” עושה הבדל גדול בבניית היחסים. התייעצו עם המנחה והיו מעורבים בפרטי הארוע, אל תשאירו את ההפקה לגורם אחר בלי שאתם מעבירים את רוח המפקד והציפות .  

איזון וגמישות – כבר אמרנו שהמפגש יקר, שקשה לתזמן אותו ויש לכל אחד מהמשתתפים נושאים רבים אותם הוא רוצה להביא למפגש. בתוך כך חשוב לזכור בגלל כל אלו שהאיזון בין דיונים אסט’ לעבודה על בניית יחסים חייב להשמר. העמסת יתר של נושאים, ניסיון להספיק, תחושת דחיפות ומטרות מרובות יכשילו את המפגש ויהיה תפסת מרובה לא תפסת. חשוב לבנות אג’נדה מרווחת, לשמור זמנים לאינטראקציה לא פורמלית, לאפשר הפסקות, לוודא שממצים דיון עד תום ולא רצים הלאה. חשוב לשמור על גמישות ומקום לשינויים ולהשאר קשובים למה שקורה בחדר, לדברים שעולים ולצרכים המתעוררים גם אם אלו במחיר של ויתור על נושא או נושאים שתוכננו. 

בניית המשך בהיר – אתם בוודאי מכירים את זה, אנחנו נפרדים בתום יומיים של עבודת עומק בתחושת אופוריה, מאמינים שהנה פרצנו את הגבולות של עצמינו וממחר הכל יהיה שונה ויממה לאחר מכן, כשעה אחרי שדרכנו במשרד, מתנפצת עלינו המציאות שוב קונפליקטים, שוב אין סדרי עדיפות ברורים, שוב כל אחד הבין אחרת את ההחלטות והכל חוזר לקדמותו. בתום כל דיון, גם אלו הפחות פורמליים באופסייט, הקפידו על טקס סיכום במסגרתו נרשמות ההחלטות שהתקבלו, החליטו יחד על מנגנון להמשך אחראי וכלים למעקב. גם בשיחות בהן התוצר אינו החלטה פרגמטית אלא בניית שכבת אמון חדשה, הקפידו לסכם, לומר מה קרה כאן בקול ולרשום. הקפידו על המשך עבודה, נצלו את המומנטום והחליטו על המשך השקעה בפיתוח הצוות ובליווי מקצועי שיתמוך בתהליך. אלו יאפשרו ליום שאחרי להיות המשך האופסייט ולא לנתקו מהמציאות.  

אופסייט מוצלח יכול לפתוח דלת קסמים וליצור מומונטום שינוי, שעושה לצוות הבדל. מפגש בו הקבוצה שיוצאת ממנו, שונה מהקבוצה שנכנסה ומאפשר התנעה של תהליך התפתחות, התבגרות ואימון שרירים חלשים לחברי הצוות. הסיכוי לאחד מוצלח יגדל אם תבחרו להעזר בטיפים הללו ובמקביל לקחת את איש המקצוע המתאים שיאפשר לכם להיות קשובים, וילווה אתכם לפני לאורך ואחרי המפגש.